スキャニング(電子化)サービス

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企業・官公庁における紙文書・図面・書物を電子化し情報管理のITインフラ化をJIIMA上級文書情報管理士がお手伝いを致します。

スキャニング(電子化)をお考えの際は、文書・図面・書物・古文書のデジタル化(デジタル・アーカイブ等)において全国の企業、官公庁、大学、お寺などに幅広い実績を持つインフォマネージにお任せ下さい!

どんな文書が電子化に向いているのか?

いわゆる文書のなかには、「記録」と呼ばれて証明性(エビデンス)が重視されるものと、保存義務はないがその会社が業務を進めていくうえでノウハウが含まれる「資料」と呼ばれるものがあります。

どちらが電子化に向いているかというと、一般には「資料」のほうを積極的に進めています。

2015年、e-文書法改正(電子帳簿法)により、「記録」文書である帳票類の電子化に拍車がかかる中、「業務を遂行するうえのノウハウが含まれているもの、何か新しい付加価値を生み出すようなものを電子化してネット上で共有して活用したい」という需要も多く見受けられます。

電子化するかどうかの1つの切り口はボリュームがポイントとなります。
「量が膨大なため紙ではコストが掛かって持ち切れない」あるいは、「ネットワーク上で遠くの支店からもすぐに閲覧できるようにしたい、営業所からもすぐに閲覧できるようにしたい」ということで文書化を行っています。
今までマイクロフィルムで保存していた部分をPDFに移行された形となります。

現場の電子化の傾向は?

現状では、現場で電子化に向いているものは、資料(常用化されているもの)になっています。

いわゆる「記録」文書は保存義務があるため、期間満了するまで保存することが必要となりますが、現場での利用率は「資料」(図面やマニュアル類)の方が多く、電子化することでその威力がより発揮され、企業の競争力向上に貢献すると考えられます。

今後は、e-文書法改正(電子帳簿法)により、「記録」文書である帳票類(請求書、領収書、見積書)の電子化も盛んになっていくものと思われます。

電子化文書がクリアすべき4つの条件
(経済産業省ガイドライン)

■見読性

電子データは肉眼では読めないため、プリンターとディスプレイをセットで備える。

■完全性

保存期間中は、記録媒体等の劣化に注意し、常に再現可能にする。

■機密性

アクセス権限等を設定し、盗難、盗み見、漏洩等に対する防止策の万全を図る。

■検索性

保存するのは後で見るためであり、常に検索が可能にする。

文書を電子化する際のポイント

①対象文書の確認

②電子化することの目的の確認

③イメージファイル形式

④イメージファイルの品質の確認

⑤元の文書の措置の確認

⑥文書の保存期間と廃棄方法の確認

⑦e-文書の保存場所(保存媒体)の確認

⑧セキュリティ方法の確認

⑨管理主体(人と組織)の確認

⑩文書管理規程類(マニュアル含む)の見直し

などが挙げられます。

インフォマネージではただ文書を電子化するだけでなく、電子化が必要な文書の選定からその後の活用までを見越したお手伝いをさせて頂きます。
ご不明点等御座いましたら、お気軽にご相談下さい。

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